Il presente manuale descrive le procedure amministrative e gestionali per l'attivazione di bandi di concorso e il conferimento di incarichi a soggetti esterni presso il Dipartimento. La procedura si applica alle seguenti tipologie contrattuali:
- ICE: Incarico di Collaborazione Esterna.
- DOC: Incarico di Docenza.
- BdR: Borse di Ricerca
- BPT: Borsa premio tesi (vedi Allegato A)
- CDR: Contratti di Ricerca
- IPD: Incarichi Post Doc
- IDR: Incarico di Ricerca
Il docente che voglia attivare una delle procedure oggetto di questo manuale deve, prima di ogni cosa, parlare con il/la responsabile della ricerca di struttura per sincerarsi che la tipologia di fondi che intende utilizzare sia compatibile con l’incarico da attivare.
Avvio della Pratica
Il docente proponente deve inserire la richiesta di attivazione del bando. Ogni struttura ha una propria modulistica e/o piattaforma (es.piattaforma X-Up).
- Oggetto del bando
- Indicazione del Settore Scientifico Disciplinare ove richiesto
- Titoli richiesti, specificando quelli obbligatori* (laurea triennale o magistrale dottorato), altri titoli obbligatori (es. Master, Scuola di Specializzazione, conoscenza di una lingua, ecc.) e i “valutabili” (es. partecipazione a gruppi di ricerca, esperienze, ecc.) con l’indicazione di tutti i relativi punteggi
- I fondi sui quali far gravare la spesa, indicando il nome esatto del progetto contabile
- La modalità di selezione: solo per titoli o per titoli e colloquio
- Durata della prestazione
- Lordo lavoratore e lordo complessivo stimato (che comprende sia gli oneri a carico del beneficiario che quelli del committente)
Questa richiesta viene portata in approvazione al Consiglio di Dipartimento.
* Per gli ICE deve essere indicato solo un titolo di accesso obbligatorio; eventuali altri titoli vanno considerati valutabili.
Nota Bene Per i contratti di ricerca, gli incarichi post doc e gli incarichi di ricerca alla richiesta di attivazione va allegato il modulo presente nella apposita sezione del sito:https://www.uniroma1.it/it/settore-contratti-e-incarichi-per-la-ricerca.
Avviso Interno (solo per ICE e DOC)
Prima di procedere all'esterno, viene emanato un avviso interno a firma congiunta del Direttore e del RA (Responsabile Amministrativo).
Va pubblicato sull’Albo Pretorio (sito trasparenza di Ateneo) e sull’Albo on-line del protocollo.
- Durata: almeno 5 giorni di pubblicazione con il conteggio che parte dal giorno dopo di quello della pubblicazione.
Verifiche Amministrativo-Contabili
La RAD procede alla verifica di:
- Disponibilità dei fondi su budget di riferimento.
- Pertinenza dei progetti indicati dal docente per la copertura della spesa.
Validazione e Approvazione Organi Collegiali
- Validazione: La richiesta deve essere validata dal Direttore e dalla RA.
- Approvazione: L'attivazione del bando deve essere formalmente deliberata dal Consiglio di Dipartimento (CdD).
Calcolo del fabbisogno finanziario a copertura del bando
Per garantire la copertura finanziaria del bando in oggetto si applica un calcolo prudenziale: L’importo lordo per il lavoratore deve essere incrementato del 35% per coprire il presunto costo massimo a carico dell'Ente.
Infatti, solo una volta conosciuto il vincitore del bando sarà possibile conoscerne l’inquadramento fiscale e quindi stabilire con esattezza l’impegno finanziario da sostenere.
Emanazione e Pubblicazione
Il bando è firmato dal Direttore e dalla RA (in qualità di RUP).
Verifica Preventiva: La bozza del bando deve essere inviata al docente responsabile per nulla osta sui dati tecnici. Il docente, una volta controllato che tutto va bene, avvisa tramite email il personale amministrativo che si occupa di quel bando.
Sul bando va indicato il periodo di pubblicazione per il quale vanno calcolati i giorni necessari alla firma del Direttore e del RA.
Tempistiche di Pubblicazione: (a partire da DOPO le firme necessarie)
Ciascuna procedura concorsuale ha i propri specifici tempi di pubblicazione (consultare i regolamenti di riferimento)
Il bando va protocollato e pubblicato sul sito della trasparenza di Ateneo e sull’Albo on-line (stessa durata della pubblicazione sulla trasparenza).
Nomina della Commissione
Dopo la scadenza del periodo di pubblicazione del bando, il docente responsabile inserisce la proposta di nomina della commissione tra le richieste per il Consiglio di Dipartimento che la deve approvare. I nominativi che formano Commissione devono essere tre:
- Presidente
- Segretario
- Membro Esperto
Se si ritiene necessario, si possono indicare anche dei membri supplenti e, in casi specifici, si possono nominare anche professori e ricercatori in servizio presso Atenei stranieri. (Cfr. Regolamento unico per il Conferimento di Contratti di Ricerca, Incarichi post Doc e Incarichi di Ricerca).
Tutti i membri della commissione devono inviare delle dichiarazioni di inconferibilità/assenza di conflitto di interessi, sia gli effettivi che i supplenti, con data contestuale alla nomina della commissione.
ATTENZIONE: Sono ammesse firme autografe, oltre a quelle digitali, MA bisogna accertarsi che la scansione del documento produca un file pdf leggibile
Le dichiarazioni possono non essere protocollate ma devono essere consegnate al personale amministrativo di riferimento perché devono essere agli atti al momento della nomina della Commissione.
Decreto di Nomina e Periodo di Ricusazione
Il Direttore emana il Decreto di nomina che va protocollato e va pubblicato sul portale trasparenza di Ateneo e sull’Albo on-line e per le BdR va pubblicato anche sull’Albo Pretorio.
- Ricusazione: Generalmente devono trascorrere 15 giorni per eventuali istanze di ricusazione dei membri. Questo periodo decorre dalla data di pubblicazione del decreto di nomina della Commissione sul sito della trasparenza. Decorso tale termine l’istanza viene considerata inammissibile. Per abbreviare i tempi di esecuzione il candidato può rinunciare alla ricusazione.
- Nel caso in cui non venga esercitato il diritto alla ricusazione prima dei tempi previsti, secondo gli artt. 51 e 52 del Codice di Procedura Civile, deve comunque essere presentata istanza prima della conclusione dei lavori da parte della Commissione testimoniata dalla data di protocollo.
Espletamento Concorso e Verbali
La Commissione compila il verbale preliminare criteri di valutazione dove stabilisce la modalità di assegnazione dei punteggi indicati nel bando.
In caso la seduta si svolga in modalità telematica, ciascun Commissario deve rilasciare una autocertificazione (con allegato il documento di identità) in cui attesta la partecipazione alla seduta e dove dichiara di condividere il contenuto del verbale. Questo verbale deve essere firmato in originale da tutti e tre i membri e va protocollato e pubblicato sul sito di Ateneo della trasparenza senza le firme autografe.
Il Responsabile del procedimento consegna alla Commissione le domande pervenute con tutti gli allegati.
La Commissione redige il verbale di valutazione titoli e graduatoria finale (in assenza del colloquio).
Il verbale deve essere consegnato al personale amministrativo incaricato che provvede a protocollarlo e pubblicarlo sul sito di Ateneo della trasparenza.
ATTENZIONE: Il docente deve consegnare 2 versioni di ogni verbale: una con le firme e una senza!
Vengono pubblicate le graduatorie sul portale trasparenza dell’Ateneo oscurando il nominativo dei NON vincitori ma non il punteggio.
Nel caso sia richiesto un colloquio:
Si invia ai candidati una comunicazione di preavviso di colloquio. Ciascuna procedura concorsuale ha i propri specifici tempi di preavviso (consultare i regolamenti di riferimento)
Per rinunciare, il Candidato deve inviare una comunicazione formale allo stesso indirizzo email a cui ha mandato la sua candidatura.
Le date del colloquio devono essere indicate nel verbale di valutazione titoli ed idoneità al colloquio.
Ogni rinuncia al periodo di preavviso arrivata va protocollata.
Si svolge il colloquio e viene redatto il relativo verbale di colloquio e graduatoria finale che va consegnato al personale addetto alla procedura e protocollato in entrata. Nello stesso verbale vanno riportate anche le richieste di rinuncia al periodo di preavviso se arrivate.
NOTA BENE:
Ogni atto pubblicato deve essere protocollato e sottoposto a firme digitali del Direttore e del RA, ove richiesto, protocollato e pubblicato sul portale trasparenza di Ateneo e sull’Albo on-line.
Per i contratti di ricerca, gli incarichi post doc e gli incarichi di ricerca, la Commissione dovrà concludere i propri lavori entro 60 giorni dalla data di pubblicazione del decreto di nomina. Su proposta motivata del Presidente può essere concessa dal/la Direttore/rice di Dipartimento una sola proroga fino a 30 giorni.
Raccolta Documentazione
Si richiede al vincitore la documentazione necessaria.
Stipula del Contratto
Si procede al contratto a firma del Direttore e della RA.
Il Responsabile Scientifico provvede ad emettere il nulla osta al pagamento e, ove necessario alla controfirma della relazione dell’attività svolta. Il personale addetto procede con la contabilizzazione della spesa sul progetto e poi con le successive liquidazioni nelle date previste dal contratto.
Per le proroghe e i rinnovi si rimanda agli specifici regolamenti.
Bando premio tesi
Il docente interessato presenta la richiesta al Consiglio di Dipartimento, dove dichiara:
- L’ammontare del premio
- L’ente finanziatore
- L’argomento
- Il progetto su cui imputare la spesa (se di competenza della Struttura)
Se l’ente finanziatore è esterno, va stipulata una convenzione in cui si stabilisce chi eroga la borsa premio, oltre ai criteri di selezione e valutazione.
Il bando è firmato dal Direttore e dal RA (in qualità di RUP).
Sul bando va indicato il periodo di pubblicazione per il quale vanno calcolati i giorni necessari alla firma del Direttore e del RA.
Il bando può rimanere aperto per un periodo variabile e premiare sia tesi già discusse che da discutere sulla base dell’argomento oggetto della convenzione.
Il bando va protocollato e pubblicato sul sito della trasparenza di Ateneo e sull’Albo Pretorio.
Tutte le domande di partecipazione al bando che arrivano vanno protocollate in entrata.
Dopo la scadenza del periodo di pubblicazione del bando, il docente responsabile inserisce la proposta di nomina della commissione tra le richieste per il Consiglio di Dipartimento che la deve approvare. I nominativi che formano Commissione devono essere tre:
- Presidente
- Segretario
- Membro Esperto
Se si ritiene necessario, si possono indicare anche dei membri supplenti.
Tutti i membri della commissione devono inviare delle dichiarazioni di inconferibilità/assenza di conflitto di interessi, sia gli effettivi che i supplenti.
Attenzione: la data riportata sulle dichiarazioni deve essere antecedente o contestuale alla data della nomina della commissione!
ATTENZIONE: Sono ammesse firme autografe, oltre a quelle digitali, MA bisogna accertarsi che la scansione del documento produca un file pdf leggibile!
Le dichiarazioni possono non essere protocollate ma devono essere consegnate al personale amministrativo di riferimento perché devono essere agli atti al momento della nomina della Commissione.
Decreto di Nomina e Periodo di Ricusazione
Il Direttore emana il Decreto di nomina che va protocollato e va pubblicato sul portale trasparenza di Ateneo e sull’Albo on-line e va pubblicato anche sull’Albo Pretorio.
- Ricusazione: Generalmente devono trascorrere 15 giorni per eventuali istanze di ricusazione dei membri. Questo periodo decorre dalla data di pubblicazione del decreto di nomina della Commissione sul sito della trasparenza. Decorso tale termine l’istanza viene considerata inammissibile. Per abbreviare i tempi di esecuzione si può chiedere ai candidati di rinunciare alla ricusazione.
- Nel caso in cui non venga esercitato il diritto alla ricusazione prima dei tempi previsti, secondo gli artt. 51 e 52 del Codice di Procedura Civile, deve comunque essere presentata istanza prima della conclusione dei lavori da parte della Commissione testimoniata dalla data di protocollo.
Espletamento Concorso e Verbali
La Commissione compila il verbale preliminare criteri di valutazione dove stabilisce la modalità di assegnazione dei punteggi indicati nel bando.
In caso la seduta si svolga in modalità telematica, ciascun Commissario deve rilasciare una autocertificazione (con allegato il documento di identità) in cui attesta la partecipazione alla seduta e dove dichiara di condividere il contenuto del verbale. Questo verbale deve essere firmato in originale da tutti e tre i membri e va protocollato e pubblicato sul sito di Ateneo della trasparenza senza le firme autografe.
Il Responsabile del procedimento consegna alla Commissione le domande pervenute con tutti gli allegati.
La Commissione redige il verbale di valutazione titoli e graduatoria finale
Il verbale deve essere consegnato al personale amministrativo incaricato che provvede a protocollarlo e pubblicarlo sul sito di Ateneo della trasparenza.
ATTENZIONE: Il docente deve consegnare 2 versioni di ogni verbale: una con le firme e una senza!
Vengono pubblicate le graduatorie sul portale trasparenza dell’Ateneo oscurando il nominativo dei NON vincitori ma non il punteggio.
Il verbale va pubblicato sul portale della trasparenza di Ateneo oscurando i nominativi dei Non vincitori e sull’Albo Pretorio.
Emanazione del Decreto di approvazione atti a firma del Direttore e del RA per formalizzare la graduatoria.
Va protocollato e pubblicato sul portale trasparenza di Ateneo e sull’Albo on-line e anche sull’Albo Pretorio.
Se la convenzione prevede che l’erogazione del premio sia effettuata dall’ente finanziatore, si procede alla comunicazione all’ente dei vincitori.
Qualora il premio dovesse essere erogato dalla struttura stessa, si procede alla liquidazione esentasse.